Het privacybeleid van de Vlaamse Wiskunde Olympiade vzw.
Omdat je privacy voor ons van groot belang is, behandelen wij persoonsgegevens in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR).
De verwerking van bepaalde persoonsgegevens is onlosmakelijk verbonden met de activiteiten van Vlaamse Wiskunde Olympiade vzw [hierna vereniging genoemd] en haar doelstellingen. De IT-matige organisatie en verwerking van de persoonsgegevens vindt plaats op computers van KU Leuven, door personeel van de KU Leuven en met eigen ontwikkelde software, onder de verantwoordelijkheid van de dienst Wiskunde@KULeuven Campus Kulak. Deze verwerking is dus onderworpen aan de interne privacy-regelgeving van KU Leuven, zoals te vinden op www.kuleuven.be/privacy .
De verwerking gebeurt uitsluitend en met de minimaal mogelijke persoonsgegevens met het oog op een kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie van
- de verschillende wedstrijden georganiseerd door de vereniging,
- voorbereidingsactiviteiten voor selectie en deelname aan internationale wedstrijden zoals opgedragen en gepland in de vereniging,
- een permanente kwaliteitszorg en -verbetering ter ondersteuning van leerlingen, leerkrachten en scholen.
Concreet worden de volgende gegevens van schoolverantwoordelijken en van leerlingen die deelnemen aan één of meerdere wedstrijdedities opgeslagen en verwerkt.
- De schoolverantwoordelijke is de sleutelpersoon voor het praktisch en correct verloop van een wedstrijd binnen de school. Per wedstrijdeditie en per deelnemende school worden de volgende gegevens van een schoolverantwoordelijke opgeslagen: naam en voornaam, geslacht, naam en adres van de school, persoonlijk adres, een e-mailadres en een of meerdere telefoonnummers, persoonlijk wachtwoord. Deze informatie heeft als enige bedoeling op een snelle, vertrouwelijke en efficiënte manier contact te kunnen leggen en te onderhouden over het wedstrijdverloop en de wedstrijdresultaten. De gegevens van schoolverantwoordelijken worden niet gedeeld met partners.
- Om leerlingen te laten deelnemen aan de wedstrijd(en) bezorgen de schoolverantwoordelijken aan de vereniging tijdens de inschrijfperiode de volgende persoonsgegevens van de leerlingen die ze inschrijven: naam en voornaam, geslacht, en leerjaar. Deze gegevens zullen zichtbaar zijn op het persoonlijk deelnemingsformulier dat voor elke deelnemer aan de schoolverantwoordelijke wordt bezorgd.
- De wedstrijdresultaten van alle deelnemende leerlingen.
- De leerlingen die toegelaten worden tot de finale van de Junior Wiskunde Olympiade en Vlaamse Wiskunde Olympiade worden laureaten van de olympiade genoemd. Van de laureaten van JWO en VWO worden de volgende bijkomende persoonsgegevens gevraagd en opgeslagen: geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, thuisadres, telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres. Dit laat toe hen en hun ouders persoonlijk uit te nodigen voor de proclamatieplechtigheid. Tevens kunnen zij op die manier, in het kader van trainingsweekends, mogelijke deelname aan internationale wedstrijden of met het oog op kwaliteitsbevordering gecontacteerd worden. Sommige laureaten ontvangen als prijs een tijdschriftabonnement. Hun adresgegevens worden doorgegeven aan de betrokken uitgeverij.
- De vereniging bewaart eveneens persoonsgegevens (naam, voornaam, e-mailadres en naam onderwijsinstelling/bedrijf/affiliatie, eventuele wettelijk verplichte informatie) met het oog op een correcte werking en vlotte organisatie van haar activiteiten (vrijwilligersregister, uitnodigen voor de proclamatieplechtigheid …). Dit betreft de vrijwillige medewerkers van de vereniging, de laureaten van vorige edities van de wedstrijden en medewerkers van partnerorganisaties (scholen, universiteiten, onderwijsinstanties, media).
Over de individuele wedstrijdresultaten van de deelnemers van een school wordt enkel communicatie gevoerd met de betreffende schoolverantwoordelijke. Geen enkele aan de naam van een individuele leerling gekoppelde informatie is ter beschikking van iemand anders dan de eigen schoolverantwoordelijke, ook niet binnen de vereniging, met uitzondering van de volgende personen en situaties.
- De administratieve en IT-medewerker(s) van het algemeen secretariaat en de coördinatoren van JWO/VWO enerzijds en Kangoeroe anderzijds. Deze personen zijn hierover geheimhouding verschuldigd.
- De juryleden van JWO/VWO, de coördinatoren van de internationale wiskundeolympiades en de lesgevers op de training voor de internationale wiskundeolympiades wat de resultaten van de finalisten betreft. Deze personen zijn hierover geheimhouding verschuldigd.
- De namen van de beste deelnemers aan de verschillende edities van de Kangoeroewedstrijd worden vermeld op de website www.kangoeroe.org.
- De namen van de laureaten van JWO/VWO worden gepubliceerd in het jaarlijks eindrapport van de vereniging, en samen met de naam van hun school vermeld op de website www.vwo.be.
- De namen en de resultaten van de deelnemers aan de International Mathematical Olympiad (IMO), de Benelux Mathematical Olympiad (BxMO), de European Mathematical Cup (EMC) en de European Girls Mathematical Olympiad (EGMO) worden gepubliceerd in het jaarlijks eindrapport van de vereniging, vermeld op de website en de facebookpagina van de vereniging.
Alle statistische verwerkingen van wedstrijdresultaten gebeuren op basis van anonieme scores. Schoolverantwoordelijken krijgen jaarlijks toegang tot een aantal van deze verwerkingen. Statistische gegevens van deelnames van individuele scholen worden nooit openbaar gemaakt en evenmin ter beschikking gesteld van andere scholen of onderwijsinstanties.
De persoonsgegevens van deelnemende leerlingen worden meerdere jaren bijgehouden. Dit laat toe te evolueren naar kwaliteitsverbetering van de organisatie ten voordele van eigen werking, de samenwerking met de schoolverantwoordelijken en de voor de leerlingen beschikbare informatie.
Ten laatste 1 jaar nadat een leerling het secundair onderwijs verlaten heeft, worden alle wedstrijdresultaten van deze leerling in de Kangoeroewedstrijd en in JWO/VWO anoniem gemaakt.
In het kader van punt 5 hierboven worden de contactgegevens van de laureaten van JWO/VWO blijvend bewaard.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Aan elke persoon wordt op eenvoudig verzoek meegedeeld welke gegevens opgeslagen zijn. Op eenvoudig verzoek, gericht aan vwo[at]kuleuven.be (voor JWO/VWO) of kangoeroe[at]kuleuven.be (voor Kangoeroe) worden die gegevens uit onze systemen verwijderd of gecorrigeerd. In het bijzonder kan een leerling van wie de naam als prijswinnaar op de website van de Kangoeroewedstrijd of op de website van JWO/VWO vermeld staat op eenvoudig verzoek zijn/haar naam laten verwijderen. De verwijdering van alle persoonsgegevens van een schoolverantwoordelijke kan als gevolg hebben dat een school niet meer aan een wedstrijdeditie kan deelnemen.
Wij informeren u.
Alle schoolverantwoordelijken bevestigen bij hun aanmelding als schoolverantwoordelijke deze afspraken gelezen te hebben en ze te hebben goedgekeurd. Alle laureaten van JWO/VWO bevestigen bij hun deelname aan de finale geïnformeerd te zijn over het ter beschikking stellen van hun extra persoonsgegevens.
Versie van 1 oktober 2018